Documentos legales que sí o sí debe tener una web

Si estás buscando los documentos legales que debe tener una web, es probable que ya hayas abierto varias pestañas y sigas sin tener claro qué necesitas. Aviso legal, privacidad, cookies, condiciones de compra… Parece que para publicar una web haga falta estudiar Derecho.

La realidad es bastante más sencilla. No todas las webs necesitan los mismos textos legales. Todo depende de lo que haces con la tuya.

¿Ganas dinero con ella? ¿Tienes un formulario? ¿Usas Analytics o vídeos de YouTube? ¿Vendes algo? Con esas cuatro preguntas puedes saber casi todo lo que debes revisar.

Vamos a responderlas con ejemplos normales y sin una lista interminable de leyes. La información es general y no sustituye el asesoramiento jurídico, pero sí te ayudará a saber por dónde empezar.

Tabla de Contenidos:

Qué documentos legales necesita una página web

Antes de entrar en cada documento, haz un repaso rápido de tu web. No pienses en leyes. Piensa en lo que puede hacer una persona cuando entra.

• ¿La web representa a una empresa o a un profesional? Revisa el aviso legal.
• ¿Hay un formulario, comentarios, registros o una newsletter? Necesitas informar sobre el uso de los datos personales.
• ¿Utilizas cookies de analítica, publicidad o seguimiento? Necesitas una política de cookies y un sistema para gestionar el consentimiento.
• ¿Se puede comprar o contratar algo? Necesitas condiciones de contratación.

Un ecommerce suele responder «sí» a las cuatro preguntas. Un blog personal sin publicidad, formularios ni cookies no necesarias tendrá muchas menos obligaciones. Pero si ese blog añade Google Ads o una newsletter, la situación cambia.

Esta es la referencia rápida según el tipo de proyecto:

• Web de empresa o de un autónomo: aviso legal y, casi siempre, privacidad y cookies porque suele incluir formularios y herramientas de medición.
• Blog con publicidad o afiliación: aviso legal. También privacidad y cookies si recoge datos o utiliza herramientas no exentas.
• Web con formulario de contacto: política de privacidad e información visible junto al formulario.
• Web con newsletter: política de privacidad, información clara al suscribirse y una forma sencilla de darse de baja.
• Tienda online: aviso legal, privacidad, cookies y condiciones de contratación.

Publicar los textos no hace que la web cumpla automáticamente. Si dices que no cargas cookies publicitarias sin permiso, pero las instalas nada más entrar, la configuración contradice al documento.

¿Prefieres delegar la gestión legal de tu web?

Si al ver esta lista has pensado que no quieres dedicar una tarde a revisar cookies, formularios y cláusulas, también puedes delegarlo.

Loading colabora con Lawwwing, una plataforma que genera los documentos según la actividad de tu web y ayuda a gestionar las cookies y el consentimiento. Tú facilitas la información sobre tu negocio y las herramientas que usas; Lawwwing prepara y actualiza los textos.

Si prefieres hacerlo por tu cuenta, sigue leyendo. Si quieres tener esta parte controlada sin revisarla manualmente, esta opción puede ahorrarte bastante tiempo.

Documentos legales imprescindibles

Vamos con los cuatro nombres que aparecen en casi todos los artículos sobre este tema. La diferencia es que aquí no vamos a dar por hecho que los necesitas todos.

Aviso legal

Seguro que has visto el enlace «Aviso legal» en el pie de cientos de webs. La pregunta útil es si la tuya tiene que incluirlo.

Si está relacionada con una actividad económica o profesional, lo normal es que sí. No hace falta vender directamente: también cuenta una web de empresa, el portfolio de un autónomo o un blog que gana dinero con publicidad o afiliación.

¿Y si solo tienes un blog personal donde cuentas tus viajes o compartes una afición, sin ingresos ni actividad profesional? En ese caso, el aviso legal puede no ser obligatorio por la normativa de servicios de Internet. Esto no elimina otras posibles obligaciones si recoges datos o utilizas cookies no necesarias.

Su función es que cualquiera sepa quién está detrás de la web y cómo contactar con su responsable. Suele incluir:

• Nombre o denominación social.
• NIF o CIF y domicilio.
• Correo electrónico y datos de contacto.
• Datos del Registro Mercantil, cuando correspondan.
• Información profesional o administrativa si la actividad requiere autorización o colegiación.
• Reglas básicas de uso y responsabilidad de la web.

No necesitas llenarlo de expresiones jurídicas. Sí necesitas datos reales, actualizados y fáciles de encontrar. El artículo 10 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico exige que puedan consultarse de forma permanente, directa y gratuita.

¿Puedes copiar el aviso legal de una web parecida? No es una buena idea. Esa empresa tendrá otro titular, otra actividad y quizá obligaciones que no tienen nada que ver con las tuyas.

Política de privacidad

Aquí la comprobación es muy rápida: ¿alguien puede dejarte su nombre, su correo o cualquier otro dato personal en la web?

Si la respuesta es sí, necesitas explicar qué vas a hacer con esa información. Eso es lo que resuelve la política de privacidad.

No pienses solo en tiendas online. También recoges datos personales si tienes:

• Un formulario de contacto o de presupuesto.
• Una newsletter.
• Comentarios en el blog.
• Cuentas de usuario.
• Reservas o inscripciones.
• Un proceso de compra y facturación.
• Herramientas capaces de identificar o seguir a una persona.

La política debe responder con claridad: quién usa mis datos, para qué, durante cuánto tiempo, con quién los comparte y cómo puedo ejercer mis derechos.

La Agencia Española de Protección de Datos insiste precisamente en eso. La información debe ser concisa, accesible y fácil de entender, como explica en su guía sobre cómo cumplir el deber de informar.

No basta con enlazar la privacidad desde el pie. También debes informar donde pides los datos. Junto al formulario, muestra una explicación breve con el responsable, la finalidad y un enlace a la política completa.

Y cuidado con las casillas. No deben estar premarcadas. Tampoco tienes que obligar al usuario a «aceptar la política de privacidad» en todos los casos. Informarle sobre el tratamiento y pedirle consentimiento son cosas relacionadas, pero no siempre son lo mismo.

Política de cookies

Este punto suele generar más confusión. Instalas WordPress, añades Analytics, insertas un vídeo y aparecen cookies de varias empresas. La primera pregunta es qué cookies carga realmente tu web. Una política genérica no puede responderla.

Las cookies necesarias para que funcione un servicio solicitado por el usuario pueden estar exceptuadas de la obligación de pedir consentimiento. Por ejemplo, determinadas cookies de sesión, seguridad o cesta de la compra.

Con las cookies de analítica, publicidad o seguimiento la situación cambia. Si no están exceptuadas, no deben cargarse antes de que el usuario dé su consentimiento.

Por eso necesitas dos piezas que trabajan juntas:

• La política de cookies, que explica cuáles utilizas, quién las gestiona, para qué sirven y cuánto duran.
• El banner o gestor de consentimiento, que permite aceptar, rechazar o configurar las cookies antes de que se activen las que necesitan permiso.

La Guía sobre el uso de las cookies de la AEPD indica que la información debe ser comprensible y que retirar el consentimiento tiene que ser sencillo.

Cuando revises tu banner, comprueba lo siguiente:

• Los botones para aceptar y rechazar se ven con la misma claridad.
• Las cookies no necesarias esperan hasta que el usuario elige.
• Es posible aceptar o rechazar por finalidades.
• La política muestra las cookies que utiliza la web de verdad.
• El usuario puede cambiar su decisión más adelante.

¿Tu web solo utiliza cookies técnicas exceptuadas? Puede que no necesites mostrar un banner para pedir permiso. Aun así, informar de su uso ayuda a que el funcionamiento de la web sea transparente.

Condiciones de contratación si vendes por Internet

Si alguien puede pagar, reservar un servicio o contratar una suscripción desde tu web, debes dejar claras las reglas antes de que confirme el pedido: cuándo llegará, quién paga una devolución o si la suscripción se renueva sola.

Tus condiciones deben contestar, como mínimo, a las cuestiones que afectan a la compra:

• Quién vende y cómo contactar con el negocio.
• Qué incluye el producto o servicio.
• Precio total, impuestos y posibles gastos adicionales.
• Formas de pago.
• Zonas, costes y plazos de entrega.
• Duración, renovación y baja de una suscripción.
• Garantías y atención posventa.
• Derecho de desistimiento y sus excepciones, cuando correspondan.
• Cambios, devoluciones y reembolsos.
• Procedimiento para reclamar.

La Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios exige ofrecer esta información de forma clara antes de una contratación a distancia. El botón final también debe dejar claro que el pedido implica pagar.

No redactes unas condiciones que tu negocio no pueda cumplir. Si anuncias entregas en 24 horas, tu operativa debe respetarlo.

Otros documentos legales que puede necesitar una web

Los cuatro anteriores cubren los casos más frecuentes. Si reconoces tu proyecto en estos ejemplos, revisa algún texto adicional:

Los derechos de autor, las marcas, el correo comercial o los contratos con proveedores no siempre se resuelven añadiendo otra página al pie.

Si el proyecto todavía está arrancando, te recomendamos revisar estos aspectos legales que debes tener en cuenta al crear una web. Te ayudará a detectar tareas que van más allá de redactar los textos legales.

Errores habituales con los documentos legales de una web

Puedes tener cuatro enlaces perfectos en el pie y seguir haciendo cosas mal. Busca estos fallos:

• Copiar los textos de otra empresa. Tendrán datos, proveedores y procesos distintos a los tuyos.
• Rellenar una plantilla sin adaptarla. Una plantilla no sabe qué plugins usas, a qué países vendes ni cómo gestionas una devolución.
• Esconder los enlaces. Los documentos deben ser fáciles de encontrar desde el pie y desde formularios, banners o compras cuando corresponda.
• Cargar cookies antes de recibir permiso. El banner puede verse bien y estar funcionando mal por detrás.
• Usar una casilla para varias cosas. Enviar una consulta no debería suscribir automáticamente a una newsletter.
• Olvidar la información del formulario. El usuario necesita conocer lo esencial cuando entrega sus datos, no después de buscar la política en el pie.
• Prometer condiciones que no aplicas. Los pagos, envíos y devoluciones deben coincidir con el funcionamiento real del negocio.
• Olvidar las herramientas externas. Analytics, mapas, vídeos, chats, píxeles publicitarios y pasarelas de pago pueden cambiar tus obligaciones.

Para encontrar problemas, recorre la web como un visitante: rechaza las cookies, envía un formulario y simula una compra. Comprueba que lo que ocurre coincide con tus textos.

No olvides actualizar los textos legales

Los textos legales no se terminan para siempre. Instalar un plugin, cambiar la herramienta de email o empezar a vender en otro país puede afectar a la privacidad, las cookies o las condiciones de compra.

Haz una revisión cuando añadas:

• Formularios o nuevos usos de los datos.
• Plugins, vídeos, mapas, chats o herramientas de medición.
• Pasarelas de pago y proveedores.
• Nuevos tipos de productos, suscripciones o zonas de venta.
• Cambios en los envíos, devoluciones o atención al cliente.

Si lo gestionas a mano, incluye estas revisiones en el mantenimiento de la web. Si utilizas Lawwwing, la plataforma actualiza los textos que genera y ayuda a controlar cookies y consentimientos.

En ambos casos, hay algo que depende de ti: comunicar los cambios reales de tu negocio y configurar correctamente las herramientas.

Conclusión

No necesitas copiar todos los documentos que encuentres en otras webs. Empieza por cuatro preguntas: ¿hay una actividad económica?, ¿recoges datos?, ¿utilizas cookies no necesarias?, ¿vendes por Internet? Las respuestas te llevarán a los textos que correspondan.

Después, comprueba que la web cumple lo que cuentan esos documentos. Un texto legal no arregla un formulario mal configurado ni bloquea por sí solo una cookie.

Ya tienes una lista clara para gestionarlo por tu cuenta. Si prefieres dedicar ese tiempo a tu web, puedes apoyarte en una solución que mantenga esta parte bajo control.

Preguntas frecuentes sobre los documentos legales de la web (FAQ)